Slik fyller du ut HMS-håndboken og personalhåndboken

Verner lager HMS-håndbok og personalhåndbok når virksomheten opprettes. Du velger om dere vil starte med det viktigste eller med et komplett rammeverk, og kan hente flere kapitler fra kapittelbiblioteket senere.

Det viktigste eller komplett

Når du setter opp virksomheten, velger du hvor mye håndbøkene (personalhåndbok, personalreglement) skal inneholde:

• Det viktigste: korte kapitler med det loven krever og det de ansatte oftest lurer på, som arbeidstid, ferie, egenmelding, sykt barn, permisjon og varsling. Passer for små virksomheter.
• Komplett: et fullt rammeverk med blant annet prøvetid, overtid, lønn, reiser og utlegg, rus, IT og e-post, sosiale medier, pensjon, oppsigelse og permittering. Kapitler som bare passer for noen bransjer, som turnus eller arbeidsklær, tas med når de passer bransjen.

Virksomheter med 10 eller flere ansatte får komplett hvis du ikke velger noe annet.

Utkast som du går gjennom

Alle kapitler fra Verner er utkast. Leder ser merket Utkast i innholdslisten.

1. Åpne kapittelet under HMS → HMS-håndbok eller HR → Personalhåndbok.
2. Les teksten og trykk Rediger hvis noe skal tilpasses.
3. Trykk Marker som gjennomgått når teksten stemmer for dere. Lagrer du en endring, regnes kapittelet også som gjennomgått.

Kapittelbiblioteket

Nederst i håndboken finner du Kapittelbibliotek. Der ser du alle kapitlene Verner har, gruppert etter tema.

1. Trykk på et kapittel for å lese teksten og se hvilken lov det bygger på.
2. Trykk Legg til for å legge det i håndboken som utkast.
3. Vil dere ha alt, trykk Legg til alle som mangler.

Kapitler som allerede er med, er merket I håndboken.

Vanlige spørsmål

Kan vi slette kapitler vi ikke trenger? Ja. Åpne kapittelet og trykk Slett. Du kan legge det til igjen fra biblioteket.

Må de ansatte lese utkastene? De ansatte ser alle kapitlene. Gå gjennom utkastene før du ber dem bekrefte at de har lest håndboken, fordi hver endring gir en ny versjon som de må bekrefte på nytt.

Er teksten juridisk kvalitetssikret? Kapitlene viser til regelverket, men er et utgangspunkt. Sjekk mot lov, tariffavtale og arbeidsavtalene deres, og spør Arbeidstilsynet ved tvil.