Hjelpesenter
Hvordan kan vi hjelpe?
40 artikler med steg og skjermbilder for alt i Verner.
Kom i gang
Slik kommer du i gang: opprett konto og sett opp virksomheten i VernerDu oppretter konto (registrerer deg) og virksomheten selv på noen minutter. Verner slår opp virksomheten i Enhetsregisteret (Brønnøysundregistrene), velger bransjemal og lager utkast til håndbøker, risikovurderinger og årshjul for bransjen. Den som setter opp virksomheten, blir eier.Hva viser forsiden I dag, og hva betyr tilsynsklar-scoren?I dag er forsiden (startsiden, oversikten, dashbordet) i Verner. Eier, leder og HMS-ansvarlig ser status for virksomheten og hva som haster. Ansatte ser sin egen dag med timer, ferie og det de har å gjøre.Slik flytter du gamle håndbøker og rutiner inn i Verner med AI-oppstartMed AI-oppstart laster du opp det dere har fra før, for eksempel håndbøker fra NHO, egne rutiner, risikovurderinger eller lister over kjemikalier og utstyr. AI (kunstig intelligens) foreslår hvor innholdet hører hjemme i Verner. Ingenting endres før eieren har godkjent forslagene.Slik inviterer du en ansatt til VernerEier og leder legger først den ansatte inn i ansattregisteret, fyller ut personalmappen og sender så en invitasjon på e-post. Når den ansatte godtar invitasjonen, får hen egen bruker (konto, innlogging) i virksomheten.Hvilke roller finnes, og hva kan hver rolle se og gjøre?Verner har fire roller: eier, leder, HMS-ansvarlig og ansatt. Rollen bestemmer hva brukeren ser og kan endre (tilgang, rettigheter, brukertyper).Slik legger du Verner på hjemskjermen som app, og slik virker den uten nettVerner virker i nettleseren på mobil, nettbrett og PC. Du trenger ikke laste ned noe fra App Store eller Google Play: du kan legge Verner til på hjemskjermen, så åpnes den som en egen app. Avvik og vernerunder kan sendes også uten dekning.
HMS
Slik melder og følger du opp avvikAlle i virksomheten kan melde avvik (feil, uønsket hendelse, nestenulykke, skade, farlig forhold) fra mobilen, med bilde og gjerne anonymt. Eier, leder og HMS-ansvarlig følger opp avviket med tiltak og frist og lukker det.Slik lager du en risikovurderingRisikovurderinger (risikoanalyse, ROS, kartlegging av farer) lages i en 5×5-risikomatrise der du velger sannsynlighet og konsekvens. Eier, leder og HMS-ansvarlig kan lage og endre dem. Alle ansatte kan lese dem.Slik går du vernerunde, og slik legger du inn bygg og lokasjonerVernerunden er en sjekkliste (HMS-runde, inspeksjon) du går gjennom på mobilen: hvert punkt får svaret OK, Avvik eller Ikke aktuelt. Har virksomheten flere bygg, kontorer eller avdelinger, går du runden per bygg.Slik bruker du HMS-håndboken og personalhåndbokenHMS-håndboken og personalhåndboken (rutiner, retningslinjer, internkontroll, personalreglement) er delt inn i kapitler. Eier og HMS-ansvarlig skriver og endrer kapitlene. Alle ansatte leser dem og bekrefter med Jeg har lest og forstått.Slik bruker du årshjulet til frister og påminnelserÅrshjulet (HMS-kalender, aktivitetsplan, frister) er listen over faste HMS-oppgaver gjennom året, som vernerunde, brannøvelse og årlig gjennomgang. Eier, leder og HMS-ansvarlig legger inn oppgaver, krysser dem av og får påminnelser når fristen nærmer seg.Slik fører du stoffkartotek med sikkerhetsdatabladStoffkartoteket er oversikten over kjemikalier (farlige stoffer, rengjøringsmidler, produkter) med sikkerhetsdatablad (SDS, HMS-datablad). Alle ansatte kan lese det. Eier, leder og HMS-ansvarlig legger inn og endrer kjemikaliene.Slik lager du en sikker jobbanalyse (SJA)Sikker jobbanalyse (SJA, jobbanalyse, risikoanalyse før en jobb) er en gjennomgang av en farlig eller uvant jobb trinn for trinn før arbeidet starter. Alle i virksomheten kan lage en SJA og lese de andre.Slik planlegger du vedlikehold og kontroll av utstyrUnder Utstyr og vedlikehold legger du inn utstyr og maskiner (truck, brannslukkere, hjertestarter, stiger, kjøkkenutstyr) med faste planer for vedlikehold, service og kontroll. Verner minner om fristene. Sjekkpunkter med avvik blir avvik automatisk.Slik holder du oversikt over kjøretøy, EU-kontroll og dekkskiftUnder Kjøretøy legger du inn firmabiler, varebiler og andre kjøretøy. Verner henter fristen for EU-kontroll (PKK) fra Statens vegvesen, minner om service og dekkskift, og lar sjåføren gjøre en kjøretøykontroll før bruk.Hvilke lovkrav gjelder for virksomheten min?Under HMS → Lovkrav ser du pliktene (lovpålagte krav, regler, HMS-krav) som gjelder for en virksomhet av deres størrelse og bransje. Hver plikt har en kort forklaring og lenke til kilden på Lovdata.Slik tar du en generalprøve før tilsyn fra ArbeidstilsynetGeneralprøve før tilsyn er en øvelse (sjekkliste, egenkontroll, test før tilsynsbesøk) med spørsmålene en inspektør fra Arbeidstilsynet typisk stiller. Du får en score fra 0 til 100 og en liste over hva som mangler. Eier, leder og HMS-ansvarlig kan bruke den.Slik lager du tilsynsmappen som PDF før tilsynTilsynsmappen samler HMS-dokumentasjonen (internkontroll) i ett datert dokument du kan laste ned som PDF og vise Arbeidstilsynet, revisor eller andre ved tilsyn eller kontroll.
HR
Slik bruker du personalmappen: personalia, pårørende og dokumenterPersonalmappen samler alt om én ansatt: profilbilde, personalia, pårørende (nærmeste familie, kontaktperson), arbeidsavtaler, systemer og tilganger og dokumenter. Eier og leder fyller den ut, og den ansatte ser sin egen mappe under Min personalmappe.Slik lager og signerer du en arbeidsavtale digitaltEier og leder lager skriftlig arbeidsavtale (ansettelseskontrakt) i personalmappen, med feltene i arbeidsmiljøloven § 14-6. Avtalen signeres elektronisk: i appen for ansatte med bruker, eller via lenke på e-post for kandidater og ansatte uten bruker.Slik søker du ferie, melder fravær og fører timerUnder HR søker ansatte ferie og permisjon, melder egenmelding og sykt barn (sykefravær), og fører timer (timeliste, stempling, arbeidstid). Eier og leder godkjenner søknader og uker, og henter lønnsgrunnlag.Slik bruker du sjekklistene for onboarding og offboardingNår noen begynner eller slutter, starter eier eller leder en sjekkliste (onboarding for nyansatte, offboarding ved oppsigelse og avslutning). Listen viser hva som må gjøres, og hvilke systemer og tilganger som skal gis eller stenges.Slik holder du oversikt over systemer og tilgangerUnder Systemer og tilganger registrerer eier og leder hvilke systemer, programmer og utstyr virksomheten bruker (for eksempel e-post, kassesystem, nøkler og adgangskort), og hvem som har tilgang til hva. Da er det lett å stenge alt når noen slutter.Slik gjennomfører og dokumenterer du medarbeidersamtalerUnder Medarbeidersamtaler skriver eier og leder referat fra medarbeidersamtalen (utviklingssamtale, årlig samtale) med faste spørsmål, avtalte tiltak og dato for neste samtale. Den ansatte kan lese referatet fra sine egne samtaler.Slik fungerer organisasjonskartetOrganisasjonskartet viser hvem som rapporterer til hvem i virksomheten (org-kart, organisasjonsstruktur). Det bygges automatisk fra Nærmeste leder på hver ansatt, og alle i virksomheten kan se det.Slik bruker du intranettet: artikler, kommentarer og reaksjonerIntranettet er stedet for nyheter, beskjeder og rutiner til alle ansatte (internt nyhetsbrev, oppslagstavle). Eier, leder og HMS-ansvarlig publiserer artikler. Alle i virksomheten kan lese, kommentere og reagere med emoji.Slik bruker du pulsundersøkelsen om arbeidsmiljøetPulsundersøkelsen er en kort, anonym medarbeiderundersøkelse om arbeidsmiljøet (trivsel, arbeidsmengde, trygghet, trakassering). De ansatte svarer på fem påstander fra 1 til 5, og ledere ser bare snitt når minst tre har svart.Hva er Meldinger, og hva vises der?Meldinger er innboksen din i Verner. Her samles alt som venter på deg: søknader å godkjenne, avvik, avtaler å signere, nye artikler, undersøkelser og påminnelser. Tallet ved Meldinger i hovedmenyen viser hvor mange saker som venter.Slik setter du opp varslingskanalen, og slik varsler du anonymtVarsling (whistleblowing, si fra om kritikkverdige forhold, arbeidsmiljøloven kapittel 2 A) skjer på en egen varslingsside som kan legges på nettsiden til virksomheten. Varsleren kan være anonym og følger saken med sakskode og passord. Bare mottakerne eieren har valgt, kan lese sakene.
Rekruttering
Slik lager og publiserer du en stilling (stillingsannonse)Eier og leder lager stillinger under Rekruttering. AI kan skrive annonseteksten, kravene og spørsmålene i søknadsskjemaet for deg. Du kan lage og forhåndsvise stillinger gratis, men for å publisere trenger dere abonnement på rekruttering.Slik setter du opp jobbsiden (karriereside) og blir synlig i Google for JobsJobbsiden er karrieresiden deres i Verner, med adresse, logo, farge og alle ledige stillinger. Eier og leder setter den opp under Rekruttering. Når den er publisert, lager Verner det Google trenger for å vise stillingene i Google for Jobs.Slik designer du jobbsiden med AI (designagenten)Designagenten lager utseendet på jobbsiden for dere. Den leser nettsiden deres, finner farger, fonter, logo, bilder og ansatte, og lager et utkast i samme stil. Etterpå ber du om endringer med vanlige ord. Bare eier og leder kan designe jobbsiden.Slik vurderer du kandidater og søknader (AI-vurdering, steg og kandidatkortet)Alle søknader på en stilling samles i kandidatlisten. AI leser CV-en og søknaden og vurderer hvert krav med et sitat som belegg. Scoren sorterer listen, men det er alltid et menneske som flytter kandidaten videre. AI avviser aldri noen. Bare eier og leder ser kandidatene.Slik svarer du kandidater: e-post, intervjuinvitasjon, avslag og malerEier og leder sender e-post til søkere rett fra Verner: melding, invitasjon til intervju, forespørsel om referanser eller avslag. Du kan sende til én eller mange søkere samtidig, og bruke egne maler med virksomhetens ord. Søkeren svarer via lenken i e-posten, og svaret kommer inn på kandidatkortet.Referansesjekk og «Din søknad»: slik følger kandidaten søknadenHver søker får en egen side, «Din søknad», med lenke i kvitteringen på e-post. Der ser de status, svarer på meldinger, velger intervjutid, legger inn referanser og kan trekke søknaden. Eier og leder kan sende spørsmål til referanser på e-post og få svarene rett inn på kandidatkortet.
Konto og abonnement
Slik logger du inn med passkey og slår på to-faktorDu kan logge inn i Verner med e-post og passord, eller med passkey (fingeravtrykk, ansikt, Face ID, Touch ID eller PIN). For ekstra sikkerhet kan du slå på to-faktor (tofaktorautentisering, 2FA) med en autentiseringsapp.Slik slår du av og på varsler på e-post fra VernerVerner sender varsler (varslinger, påminnelser, e-postvarsel) på e-post når noe trenger deg, for eksempel nye avvik og søknader om ferie, og et ukentlig sammendrag til ledere. Du slår varslene av og på selv under Meg. De er på når du begynner.Hva koster Verner, og hvordan fungerer prøveperioden og betalingen?Verner er gratis for virksomheter med 1–4 ansatte. Større virksomheter får 14 dagers gratis prøveperiode uten kort og uten binding, og betaler deretter per måned eller per år etter antall ansatte. Bare eieren ser og endrer abonnementet.Slik bytter du virksomhet, laster ned dataene eller sletter virksomhetenEr du med i flere virksomheter (firma, selskap, avdeling) med samme e-post, bytter du mellom dem under Meg. Der kan eieren også laste ned alle data og slette virksomheten for godt.Slik får du hjelp: Hjelp-knappen, Verner-assistenten og supportTrykk Hjelp nede i hjørnet for å spørre Verner-assistenten. Den svarer med en gang, finner fram i dataene dine og lenker til riktig side. Vil du heller snakke med et menneske, trykker du Snakk med et menneske nederst i assistenten, eller går til Meg → Support (kundeservice, brukerstøtte).
Logg inn og trykk Hjelp nede i hjørnet. Verner AI svarer med en gang, og du kan be om å få snakke med et menneske.
Spør support