Slik bruker du HMS-håndboken og personalhåndboken
HMS-håndboken og personalhåndboken (rutiner, retningslinjer, internkontroll, personalreglement) er delt inn i kapitler. Eier og HMS-ansvarlig skriver og endrer kapitlene. Alle ansatte leser dem og bekrefter med Jeg har lest og forstått.
Hvor finner jeg håndbøkene?
- HMS-håndboken: HMS → HMS-håndbok
- Personalhåndboken: HR → Personalhåndbok
Øverst står det hvor mange kapitler du ikke har lest. Hvert kapittel er merket Lest eller Ikke lest og viser versjonsnummeret.
Les og bekreft et kapittel
- Åpne håndboken og trykk på et kapittel.
- Les teksten.
- Trykk Jeg har lest og forstått, gå til neste. På det siste kapittelet heter knappen Jeg har lest og forstått.
Du kan også bla mellom kapitlene med knappene nederst, som viser navnet på forrige og neste kapittel. Når du har bekreftet, står det Lest og forstått på kapittelet.
Ansatte og ledere med kapitler de ikke har lest, får en påminnelse under Meldinger.
Skriv et nytt kapittel (eier og HMS-ansvarlig)
- Åpne håndboken og trykk Nytt kapittel.
- Fyll ut Tittel og Tekst.
- Trykk Lagre.
Det nye kapittelet legges sist i håndboken.
Rediger eller slett et kapittel
- Åpne kapittelet.
- Trykk Rediger, gjør endringene og trykk Lagre. Eller trykk Slett for å fjerne kapittelet.
Versjoner
Når du endrer tittelen eller teksten, får kapittelet en ny versjon, og alle må bekrefte at de har lest det på nytt. Den forrige teksten blir tatt vare på i databasen. Kapittelet viser versjonsnummer og når det sist ble oppdatert.
Se hvem som har lest
Eier og HMS-ansvarlig ser nederst i hvert kapittel Lest av med antall, og en liste over alle i virksomheten merket Lest eller Ikke lest for den gjeldende versjonen.
Hvor kommer kapitlene fra?
Når virksomheten opprettes, lager Verner kapitler fra bransjemalen. AI-oppstart kan også foreslå kapitler ut fra gamle håndbøker. Gå gjennom teksten og tilpass den til virksomheten.
Vanlige spørsmål
Kan leder endre håndboken? Nei. Bare eier og HMS-ansvarlig kan skrive, endre og slette kapitler og se hvem som har lest. Leder og ansatte kan lese og bekrefte.
Kommer håndboken med i tilsynsmappen? Ja. HMS-håndboken kommer med i Tilsynsmappe, med versjon og dato for hvert kapittel.
Hvorfor står kapittelet som ikke lest igjen? Kapittelet er endret og har fått en ny versjon. Les det og bekreft på nytt.
Teller det at alle har lest? Ja. Generalprøve før tilsyn sjekker om alle har bekreftet alle kapitlene i HMS-håndboken.