Slik lager du tilsynsmappen som PDF før tilsyn
Tilsynsmappen samler HMS-dokumentasjonen (internkontroll) i ett datert dokument du kan laste ned som PDF og vise Arbeidstilsynet, revisor eller andre ved tilsyn eller kontroll.
Hvem har tilgang?
Eier, leder og HMS-ansvarlig. Kortet Tilsynsmappe vises ikke for vanlige ansatte.
Last ned tilsynsmappen
- Gå til HMS → Tilsynsmappe.
- Trykk Last ned som PDF.
- Utskriftsvinduet i nettleseren åpnes. Velg Lagre som PDF som skriver, og lagre filen.
Dokumentet får navn og organisasjonsnummer på virksomheten, bransje og tidspunktet det ble laget.
Hva er med i PDF-en?
- HMS-håndbok, med versjon og dato for siste endring på hvert kapittel
- Risikovurderinger med sannsynlighet, konsekvens, risikonivå, tiltak og status
- Avvik og oppfølging, med hvem som meldte (eller «Anonym»), tiltak og status
- Vernerunder med svar på hvert punkt
- Årshjul og årlig gjennomgang
- Stoffkartotek, hvis dere har registrert kjemikalier
- Sikre jobbanalyser (SJA), hvis dere har noen
Hver del viser hvilken regel den bygger på, for eksempel internkontrollforskriften § 5.
Tilsynsklar-score
Øverst på siden står Tilsynsklar med en score fra 0 til 100. Den består av fem deler som teller 20 poeng hver:
- at det finnes risikovurderinger
- at det finnes en HMS-håndbok
- hvor stor andel av avvikene som er lukket
- hvor stor andel av forfalte oppgaver i årshjulet som er utført
- at årlig gjennomgang er gjort det siste året
Under scoren ser du hver del merket OK eller Mangler.
Marker årlig gjennomgang
Når dere har gått gjennom HMS-arbeidet for året, trykker eier, leder eller HMS-ansvarlig Marker årlig gjennomgang som gjort på siden Tilsynsmappe, og bekrefter. Knappen vises når årshjulet har en årlig gjennomgang som ikke er markert som gjort.
Vanlige spørsmål
Jeg finner ikke Lagre som PDF. Valget ligger i utskriftsvinduet, ofte under skriver eller mål. Det heter litt forskjellig i ulike nettlesere.
Er tilsynsmappen juridisk godkjent? Verner er et verktøy for dokumentasjon og gir ikke juridisk rådgivning. Se regelverket og Arbeidstilsynets veiledning for hva dere må ha på plass.
Hvorfor er scoren lav? Se hvilke deler som er merket Mangler. Ofte er det åpne avvik, forfalte oppgaver i årshjulet eller årlig gjennomgang som mangler.
Hvordan øver vi før tilsyn? Bruk HMS → Generalprøve før tilsyn.