Slik søker du ferie, melder fravær og fører timer

Under HR søker ansatte ferie og permisjon, melder egenmelding og sykt barn (sykefravær), og fører timer (timeliste, stempling, arbeidstid). Eier og leder godkjenner søknader og uker, og henter lønnsgrunnlag.

Søk ferie

1. Gå til HR → Ferie og fravær og trykk Søk ferie.
2. Velg Fra og Til og med. Du ser antall dager og hvor mye ferie du har igjen etterpå. Helger og helligdager telles ikke.
3. Skriv eventuelt en Melding til leder, og trykk Send søknad.

Eier og leder får e-post. Du får e-post når søknaden er godkjent eller avslått.

Meld fravær

1. Trykk Meld fravær og velg Egenmelding, Sykt barn eller Permisjon.
2. Velg datoer, eller trykk I dag, I dag og i morgen eller Tre dager.
3. Trykk Registrer (egenmelding, sykt barn) eller Send søknad (permisjon).

Egenmelding og sykt barn registreres med en gang, og leder får beskjed. Ikke skriv diagnose eller årsak. Permisjon må godkjennes.

Godkjenn søknader (eier og leder)

Under Venter på deg ser du søknaden, ferien som er igjen og hvem som er borte samtidig. Trykk Godkjenn, eller Avslå med en Begrunnelse til den ansatte. Eier og leder kan også registrere fravær for andre under Gjelder. Det godkjennes med en gang, og det gjør også eierens egen ferie.

Feriesaldo og hvem er borte

Øverst står Ferie igjen for året. Eieren velger Ferie per år i virksomheten (4 uker og 1 dag, 5 uker eller 6 uker). Under Ferie og arbeidstid per ansatt kan eier og leder endre ferie, timer per uke og overført ferie per person. Fra året man fyller 60, legges én uke til når fødselsdato står i personalia.

Kalenderen Hvem er borte viser fravær per dag. Ansatte ser kolleger de neste 60 dagene, uten type fravær. Eier og leder kan trykke Vis kalenderlenke for å abonnere i Google, Outlook eller på iPhone.

Før timer

1. Gå til HR → Timer.
2. Trykk Stemple inn, og senere Stemple ut med pause (Ingen, 30 min, 45 min eller 60 min).
3. Eller trykk på en dag, Før timer, og velg Fra–til eller Antall timer.

Fra fredag kan du trykke Lever uke …. Da kan timene ikke endres før du trykker Trekk uken for å endre. Er uken godkjent, må leder åpne den.

Godkjenn uker og hent lønnsgrunnlag (eier og leder)

Under Uker til godkjenning trykker du Godkjenn, Send tilbake eller Godkjenn alle. Under Lønnsgrunnlag velger du Måned og trykker Lønnsgrunnlag (CSV) (timer, overtid og fravær per ansatt) eller Alle timer (CSV). Filene åpnes i Excel. Eieren finner også Fravær og ferie til lønn (CSV) under Meg.

Vanlige spørsmål

Kan jeg trekke en søknad? Ja, Trekk så lenge den venter. Egenmelding og sykt barn kan du fjerne med Fjern.

Kan HMS-ansvarlig godkjenne ferie eller timer? Nei, bare eier og leder.

Står fraværstypen i e-posten? Nei, bare ferie eller fravær, fordi egenmelding og sykt barn er helseopplysninger.

Hva regnes som overtid? Over 9 timer om dagen eller 40 i uken, etter grensene i arbeidsmiljøloven kapittel 10 uten tariffavtale.

Hvor kommer normaltiden fra? Fra arbeidsavtalen, eller Timer per uke under Ferie og arbeidstid per ansatt. Helligdager og godkjent fravær trekkes fra.