Slik bruker du personalmappen: personalia, pårørende og dokumenter

Personalmappen samler alt om én ansatt: profilbilde, personalia, pårørende (nærmeste familie, kontaktperson), arbeidsavtaler, systemer og tilganger og dokumenter. Eier og leder fyller den ut, og den ansatte ser sin egen mappe under Min personalmappe.

Åpne personalmappen (eier og leder)

1. Gå til HR → Ansatte og personalmapper.
2. Trykk på navnet til den ansatte.

Øverst ser du stilling, dato for ansatt fra og e-post. Står det «har ikke bruker i Verner», er den ansatte ikke invitert ennå, eller har ikke godtatt invitasjonen.

Personalia og pårørende

1. Trykk Endre på kortet Personalia.
2. Fyll inn Fødselsdato, Telefon, Privat e-post og Adresse.
3. Under Pårørende fyller du inn Navn, Relasjon og Telefon. Trykk Legg til pårørende for flere, eller Fjern for å ta bort en.
4. Trykk Lagre.

Personalia og pårørende ser bare eier, leder og den ansatte selv. Kolleger og HMS-ansvarlig ser dem ikke. Fødselsdatoen gir eier og leder en påminnelse om bursdager under Meldinger og brukes til den ekstra ferieuken fra året man fyller 60.

Profilbilde

Trykk Legg til bilde og velg et bilde. Senere kan du trykke Bytt bilde eller Fjern bildet. Bildet vises blant annet i organisasjonskartet.

Last opp dokumenter

1. Gå til Dokumenter nederst i personalmappen.
2. Velg Fil (PDF, bilde eller Word).
3. Skriv eventuelt Navn på dokumentet, for eksempel vitnemål eller attest.
4. Kryss av for Del med [navn] hvis den ansatte skal se dokumentet.
5. Trykk Last opp.

Dokumenter som ikke er delt, er merket Bare ansvarlige og kan bare ses av eier og leder. Delte dokumenter er merket Delt. Du kan endre dette senere med Del med [fornavn] eller Slutt å dele, og fjerne et dokument med Slett.

Den ansattes egen personalmappe

Den ansatte går til Meg → Min personalmappe (eller HR → Min personalmappe). Der kan hen:

• endre profilbilde, personalia og pårørende selv
• lese og signere arbeidsavtaler som er sendt til hen
• åpne dokumenter som er delt med hen
• se systemene og tilgangene hen har

Vanlige spørsmål

Hvem kan se personalmappen? Eier og leder ser alle personalmapper. Den ansatte ser bare sin egen. HMS-ansvarlig og vanlige ansatte ser ikke ansattregisteret.

Den ansatte får «Du står ikke i ansattregisteret». Brukeren er ikke koblet til en ansatt i registeret. Be eier eller leder legge personen til under HR → Ansatte og personalmapper.

Kan den ansatte se dokumenter jeg ikke har delt? Nei. Bare dokumenter merket Delt.

Hvordan sletter jeg en personalmappe? Under Ansatte og personalmapper trykker du Slett på personen. Personalmappen slettes også. Slett finnes bare for personer som ikke har bruker i Verner.